Centralino VoIP e Unified Communication: perché comunicare meglio significa lavorare meglio
Una chiamata arriva in ufficio mentre la persona cercata è fuori sede. Un cliente richiama, ma deve spiegare di nuovo la propria richiesta. Un collega cerca un numero tra la rubrica del telefono, le email e il gestionale. Sono piccoli ostacoli che, ripetuti ogni giorno, rallentano il lavoro e rendono più difficile offrire risposte rapide.
Per molte aziende, il centralino è ancora considerato uno strumento per effettuare e ricevere chiamate. In realtà, la telefonia può diventare parte di un sistema di comunicazione più ampio, capace di collegare persone, dispositivi e informazioni. È il principio della Unified Communication.
Che cos’è la Unified Communication?
La Unified Communication, o comunicazione unificata, riunisce in un ambiente coordinato gli strumenti con cui le persone comunicano e collaborano: telefonia, chiamate da computer o smartphone, rubrica aziendale, gestione della disponibilità e, secondo la soluzione adottata, videochiamate e integrazioni con altri software.
L’obiettivo è semplice: permettere alle persone di comunicare e trovare le informazioni necessarie senza dover passare continuamente da uno strumento scollegato all’altro.
Questo diventa particolarmente utile quando un’azienda ha più sedi, persone che lavorano fuori ufficio o reparti che gestiscono molte chiamate. La possibilità di rispondere da dispositivi diversi e trasferire una conversazione al collega giusto aiuta a organizzare il lavoro con maggiore flessibilità.
Dal centralino tradizionale al centralino VoIP
Un centralino tradizionale lega spesso la comunicazione alla postazione telefonica. Un centralino VoIP utilizza invece la rete dati per gestire le chiamate e può estendere le funzioni telefoniche a computer e smartphone, in base alla configurazione scelta.
Per l’azienda, questo significa poter organizzare gli interni, le regole di instradamento e la gestione delle chiamate attorno al modo in cui le persone lavorano davvero. Chi si sposta tra ufficio e altre sedi, per esempio, può avere bisogno di accedere al proprio interno anche lontano dalla scrivania. Un reparto commerciale può aver bisogno di riconoscere rapidamente chi chiama e consultare i contatti aziendali.
La flessibilità, però, non dipende soltanto dal dispositivo usato per rispondere. Conta anche come vengono gestite le chiamate: a chi arrivano, cosa succede quando una persona non è disponibile e quali informazioni accompagnano il contatto.
Strumento
Cosa significa
Come aiuta
VoIP
La tecnologia che trasmette la voce attraverso una rete IP.
Effettua e ricevere chiamate utilizzando la rete dati.
Centralino VoIP
Il sistema che gestisce la telefonia aziendale utilizzando il VoIP.
Organizza interni, trasferimenti, gruppi di risposta e inoltri.
Unified Communication
L’integrazione di diversi strumenti di comunicazione in un ambiente coordinato.
Collega telefonia, chat, videochiamate e disponibilità dei colleghi, secondo la soluzione adottata.
VoIP
È un modo per telefonare attraverso la rete dati. Permette di effettuare e ricevere chiamate anche da computer e smartphone.
Centralino VoIP
È il sistema che organizza le chiamate dell’azienda. Permette di trasferirle ai colleghi e indirizzarle al reparto giusto.
Unified Communication
È un ambiente che riunisce diversi strumenti per comunicare. Permette di usare telefonia, chat e videochiamate in modo coordinato e di vedere la disponibilità dei colleghi, secondo la soluzione scelta.
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Quando la comunicazione è frammentata, il problema arriva anche al cliente
Immaginiamo una richiesta di assistenza. Il cliente chiama il numero aziendale, viene trasferito a un collega che non è disponibile e lascia un messaggio. Quando richiama, un’altra persona risponde senza conoscere il contesto.
Il problema non è necessariamente la qualità della telefonata. È la difficoltà di far circolare la richiesta all’interno dell’azienda.
Una comunicazione più organizzata permette di definire gruppi di risposta, instradamenti e modalità di gestione delle chiamate coerenti con i ruoli dei reparti. Se il centralino dialoga anche con gli strumenti che contengono i dati dei clienti, chi risponde può avere un contesto più utile per gestire la conversazione. Le possibilità concrete di integrazione vanno sempre valutate rispetto ai software già presenti.
NethVoice: telefonia flessibile e strumenti di comunicazione integrati
NethVoice è il centralino VoIP di Nethesis. Consente di gestire le chiamate aziendali e di utilizzare la telefonia anche da computer e smartphone. Offre funzioni come rubrica centralizzata, gestione degli interni e delle chiamate, e possibilità di integrazione con CRM e gestionali.
Il valore di queste funzioni emerge nelle attività quotidiane:
- Per chi lavora fuori ufficio, poter utilizzare l’interno aziendale da mobile aiuta a mantenere un riferimento telefonico professionale.
- Per chi gestisce molte chiamate, regole di smistamento e gruppi di risposta aiutano a indirizzarle alle persone competenti.
- Per chi parla con clienti e fornitori, una rubrica condivisa e le eventuali integrazioni con i sistemi aziendali possono ridurre la ricerca manuale delle informazioni.
Non tutte le aziende hanno bisogno della stessa configurazione. Numero di utenti, sedi, modalità di lavoro, volumi di chiamata e software esistenti cambiano le priorità del progetto.
Come capire se è il momento di rivedere il centralino aziendale
Prima di scegliere una soluzione, conviene osservare cosa accade oggi. Alcune domande aiutano a individuare le esigenze reali:
- Le chiamate arrivano facilmente alla persona o al reparto giusto?
- Chi lavora fuori sede riesce a usare gli strumenti di comunicazione aziendali?
- I contatti sono condivisi e aggiornati, oppure ogni persona gestisce una rubrica separata?
- Quando un cliente richiama, chi risponde dispone delle informazioni necessarie?
- Il sistema attuale può adattarsi se aumentano utenti, sedi o modalità di lavoro?
Le risposte aiutano a distinguere le funzioni utili da quelle che aggiungerebbero soltanto complessità.
Una soluzione da progettare attorno al lavoro dell’azienda
Adottare un centralino VoIP non significa semplicemente sostituire i telefoni. Significa decidere come gestire le comunicazioni tra persone, reparti e clienti, tenendo conto degli strumenti già in uso.
ISS affianca le aziende nella valutazione delle esigenze, nella configurazione delle soluzioni Nethesis e nella loro integrazione con l’ambiente IT esistente.
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